Большое количество документов в современном офисе требует аккуратности их обработки, хранения и утилизации. Чтобы облегчить и систематизировать эти процессы, производители оборудования выпускают множество современных аппаратов. Приведем некоторые примеры оборудования, без которого на сегодняшний день сложно обойтись любому предприятию.
Итак, для начала несколько слов о хранении документации. Обычно бухгалтерская и иная документация хранится в кабинетах в деревянных офисных шкафах. На самом деле, это не совсем правильно, поскольку деревянная офисная мебель не выдерживает высокие нагрузки (не сможет вместить большое количество папок и документов). Кроме того, деревянная мебель не защитит вашу документацию от краж и пожаров, в отличие, например, от металлической мебели. Поэтому металлическая мебель используется для хранения документов, сохранность которых деревянная не гарантирует.
Для офисных помещений идеально подойдут системы металлической мебели «ПАКС». Данная марка объединяет различные открытые стеллажи, бухгалтерские и архивные шкафы, а также картотеки. Вся мебель «ПАКС» выполнена в едином стиле, что позволяет комбинировать в одном кабинете различное оборудование, вплоть до шкафов для одежды.
Для хранения особо важной документации, конечно же, необходим сейф. Он может быть взломостойким или пожаростойким, может быть оснащен ключевым, электронным замком или механическим кодом. Ряд производимых моделей сейфов очень широк, поэтому выбор сейфа будет зависеть от ваших личных пристрастий и приемлемого ценового диапазона.
Отработанные конфиденциальные документы, которые содержат коммерческую информацию или индивидуальные данные, должны быть уничтожены. И если привычные к такой процедуре предприятия Европы и США имеют в каждом своем офисе уничтожители бумаг, то в России культура обращения с офисными документами и личными данными еще практически отсутствует. И все же, многие компании считают шредер (уничтожитель бумаг) необходимым атрибутом офиса. Обеспечить информационную безопасность в полной мере помогут шредеры торговых марок HSM, EBA предлагаемые в Кирове компанией «Вятка-ЭКО». Данные шредеры относятся к разряду профессиональных. Они имеют низкий уровень шума, возможность перерабатывать документы вместе со скрепками и степлерными скобами. Почти все аппараты автоматически включаются при помещении документов в загрузочное окно и останавливаются после окончания обработки. Большинством моделей осуществляется световая индикация режимов работы и автоматическая блокировка двигателя при открытом или переполненном контейнере. Все аппараты имеют устройства, затрудняющие случайное попадание предметов в ножи (галстуки, волосы, манжеты). Более экономичным вариантом для офисной работы по сравнению с HSM и EBA являются шредеры марки Comix.
Выбирая шредер, следует обратить внимание на его уровень секретности. Чем он выше, тем меньше размер получаемых частиц документа, и, соответственно, выше степень информационной защиты.
Пожалуй, все сотрудники, работающие с большим количеством документации, сталкивались с проблемой прокола и сшивания документов. В большинстве случаев отверстия в бумажных подшивках проделываются с помощью обычной дрели, а потом пачка вручную сшивается. Использование дрели крайне неудобно, да и не всегда безопасно для персонала. А ручная пробивка отверстий бывает порой невозможна из-за толщины сшиваемых листов. Лучше всего проблему прошивки документов решают бумагосверлильные машины. Данный вид оборудования позволяет вести одновременную пробивку отверстий и сшивание документов, что в значительной мере облегчает труд офисных работников.
Переплет в офисных масштабах применяется все чаще, поэтому на сегодняшний день чрезвычайно многообразен выбор брошюровщиков для использования в офисе. Брошюровщики осуществляют переплет папок пластиковыми или металлическими пружинами. При этом перфорирование и переплет могут осуществляться как одновременно, так и раздельно. Брошюровщики просты в исполнении, не требуют усилий в использовании. Расходные материалы – пружины, обложки для папок – можно приобрести отдельно в различных вариациях. На одном брошюровщике можно работать с пружинами разного диаметра в зависимости от толщины папки. При этом брошюровщики могут быть оснащены определителем размера пружины. В итоге, переплет металлическими или пластиковыми пружинами различных цветов придаст вашим документам максимально привлекательный внешний вид. С помощью переплетчиков (брошюровщиков) можно создавать документы для презентаций, прайс-листы, переплетать отчеты или архивные документы.
Итак, подведем итоги. Современный офис просто обязан быть оснащен большим количеством разнообразной техники. Все перечисленное оборудование, используемое в офисах, призвано облегчить работу сотрудников, повысить информационную безопасность, сократить время работы с документацией, и, соответственно, повысить эффективность работы офиса в целом. Ну и, конечно же, офисная техника позволяет поддерживать порядок на вашем предприятии, а, как известно, если порядок есть в офисе, он есть и в головах сотрудников.
.jpg)
Комментарий юриста:
Евдокимова Елена,
юрисконсульт «Вятка-ЭКО»
По действующему законодательству, работодатель обязан обеспечить безопасное хранение трудовых книжек и вкладышей, и несет за это ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Их полную сохранность может гарантировать только металлический запирающийся шкаф или сейф. Кроме этого, в организации, которая ведет работы с наличными деньгами, в обязательном порядке должны быть установлены металлические ящики (сейфы), а их отсутствие признается административным нарушением, влекущим за собой штраф в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.