Для любого заведения общественного питания рано или поздно наступает такой момент, когда уровень конкурентоспособности предприятия становится критическим фактором успешности бизнеса.
В подобной ситуации необходимым условием для выживания заведения становится внедрение системы автоматизации, которая позволяет оптимизировать закупки сырья и расходных материалов, создать эффективную систему лояльности постоянных гостей, повысить качество производства, исключить хищения и злоупотребления персонала.
Об особенностях автоматизации предприятий общественного питания рассказывает Андрей Стрелков, менеджер компании «Вятка-ЭКО».
- Андрей, как, по вашему мнению, что на сегодняшний день заставляет предприятия общепита внедрять системы автоматизации?
- Основными мотивами для внедрения системы автоматизации заведений питания продолжают оставаться учет движения товаров и денежных средств и контроль за действиями персонала. Очень сложно подсчитать, сколько продуктов было реально израсходовано, а какую часть выручки унес в кармане официант. Все потери владельца в этом случае являются его прямыми убытками, т.е. полностью оплачиваются из его прибыли. Автоматизация позволяет проанализировать любые виды мошенничества персонала - они всегда в конечном итоге влияют на рентабельность бизнеса. Комплексная система автоматизации при грамотном внедрении позволяет сделать невозможными подавляющее число махинаций.
Вторая основная причина внедрения систем автоматизации – это естественное желание владельцев анализировать ключевые показатели деятельности, а также оперативно получать отчеты о ее результатах. Помимо этого автоматизация позволяет повышать качество и скорость обслуживания клиентов, как из соображений повышения конкурентоспособности, так и увеличения проходимости (прибыльности).
- Ваша компания занимается комплексным внедрением систем автоматизации общепита, включая монтаж оборудования, настройку программного обеспечения и обучение персонала. А с чего начинается расчет проекта?
- Исходя из целей и задач, которые ставит перед системами автоматизации клиент, мы подбираем программное обеспечение (ПО). Программно-аппаратный комплекс включает в себя два вида ПО - Back-Office и Front-Office. ПО класса Back-Office – это комплекс программ, предназначенных для работы бухгалтерии, к Front-Office относятся программы, с которыми работают непосредственно кассиры, бармены, официанты, администраторы. Front и Back-Office обмениваются между собой данными, т.е. из Back-Office во Front осуществляется выгрузка номенклатуры с ценами и, в обратном порядке, Back получает отчет о продажах, благодаря чему осуществляется контроль и учет товародвижения и денежных средств.
Изначально следует определиться с количеством рабочих мест бухгалтеров, а так же кассиров, официантов, барменов, которые требуется оснастить. При выборе ПО многое зависит от типа заведения. Дело в том, что расчет с клиентами может осуществляться на месте, за барной стойкой, сразу после заказа, либо расчет производится с официантом после закрытия счета. В первом случае можно обойтись простыми кассовыми программами. Недостатком будет то, что в этих программах нельзя создать для клиента счет и добавлять туда позиции по мере дозаказов, например, одного столика в течение одного вечера. То есть расчет должен производиться после каждого заказа.
Если же работа заведения происходит по предварительному заказу, через официантов, то требования к программному обеспечению Front-Office будут более серьезные. Для этих целей прекрасно себя зарекомендовало программное обеспечение «Трактиръ: Front-Office v.3», отличающееся гибкостью и многофункциональностью. Бронирование столиков, регистрация заказов посетителей, печать заказов на кухню; реализация различных схем лояльности – вот только некоторые из вожможностей системы. Помимо стандартного использования, этот программный продукт может быть установлен на мобильный компьютер или КПК, для организации мобильного рабочего места официанта.
- Сколько же в итоге будет стоить автоматизация в расчете на одно место?
- Предлагаемая нами конфигурация полного программного обеспечения, включающего "Трактиръ: Back-Office ПРОФ", ред. 1.5 + "Трактиръ: Front-Office v.3 БИЗНЕС" обойдется клиенту ориентировочно в 40,5 тыс. рублей. Что касается оборудования, то здесь мы можем предложить, сенсорный терминал Posiflex Jiva-5815B, оснащенный встроенным ридером магнитных карт, который обойдется предприятию в 55 тыс. руб., фискальный регистратор, средняя стоимость 20 тыс. р. Конечно же, есть варианты и дешевле, но не стоит забывать, что, устанавливая оборудование и ПО, вы делаете приобретение не на один год, поэтому лучше не стоит экономить на качестве.
- Один из главных вопросов — окупаемость систем автоматизации. Как ее рассчитать?
Оценка окупаемости системы автоматизации складывается из многих факторов: это и увеличение пропускной способности вследствие улучшения качества обслуживания покупателей, и правильное распределение денежных средств и торговых площадей, и многое другое.
Фактически экономический эффект от ввода систем автоматизации складывается из сокращения злоупотреблений и мошенничества персонала и увеличения доходности бизнеса благодаря анализу ключевых показателей. В целом, автоматизация – это лишь инструмент, помогающий принимать правильные управленческие решения. Поэтому срок окупаемости напрямую зависит от того, насколько хорошо инструмент будет использован. Если компания не применяет у себя систему автоматизации, а работает на обычной учетной системе, к увеличению прибыли это точно не приведет, а возрастающая конкуренция не оставит на рынке тех, кто не хочет меняться.